Modèle de journal des changements client, avec trois e-mails pour les changements de périmètre
Un journal gratuit pour les projets clients (ce qui a changé, quand, avec quels mots et pour quel coût) et trois e-mails : confirmer les changements du jour, chiffrer un changement hors périmètre et faire confirmer la nouvelle version.
Par Plaro · Date du contenu
Pourquoi noter les changements au fil de l’eau
La plupart des litiges de périmètre commencent par un changement que personne n’a noté : accepté au téléphone, mentionné dans un chat, puis compris autrement un mois plus tard. Un journal garde, pour chaque changement, la date, la source, les mots exacts du client et l’effet sur les délais et le coût. Vous pouvez alors montrer une trace au lieu de discuter de mémoire. Le modèle ci-dessous est gratuit à copier ou à télécharger.
Modèle de journal des changements
Les lignes sont un exemple tiré de la refonte de boutique. Remplacez-les par les changements de votre projet.
- N°
- C-1
- Date
- 26 oct.
- Source
- Réunion
- Exigence
- R-4 Paiements
- Avant
- Paiement par carte (un prestataire)
- Après
- Paiement par carte et PayPal (deux prestataires)
- Mots du client
- « Peut-on accepter PayPal en plus des cartes ? »
- Impact
- Deuxième prestataire ; devis envoyé
- Statut
- Hors périmètre (devis envoyé)
- Confirmé
- 28 oct.
- N°
- C-2
- Date
- 26 oct.
- Source
- Réunion
- Exigence
- R-6 Back-office
- Avant
- Créer et modifier des produits, voir les commandes
- Après
- Créer et modifier des produits, voir et annuler les commandes
- Mots du client
- « Les administrateurs doivent pouvoir annuler une commande. »
- Impact
- Faible ; dans le périmètre
- Statut
- Accepté
- Confirmé
- 28 oct.
- N°
- C-3
- Date
- 26 oct.
- Source
- Réunion
- Exigence
- Suivi des colis
- Avant
- Absent des exigences
- Après
- Intégration du transporteur ?
- Mots du client
- « Je vérifie en interne et je reviens vers vous. »
- Impact
- Inconnu tant que ce n’est pas décidé
- Statut
- Ouvert
- Confirmé
- —
Modèles d’e-mails
Confirmer les changements du jour
Changements de notre appel d’aujourd’hui : merci de confirmer
Bonjour {nom}, Merci pour l’appel d’aujourd’hui. Voici ce qui a changé, pour que nous travaillions sur la même liste : 1. {changement}. Vous avez dit : « {mots du client} » 2. {changement}. Vous avez dit : « {mots du client} » Encore ouvert : {question}. Vous nous répondez d’ici le {date}. Si cela correspond à vos notes, un simple « confirmé » suffit. Si quelque chose ne va pas, répondez-moi et je corrige avant de commencer. {votre nom}
Un changement hors du périmètre convenu
{changement} : hors du périmètre actuel, devis ci-dessous
Bonjour {nom}, Vous avez demandé {changement} (« {mots du client} »). Ce n’est pas dans le périmètre convenu le {date} ; voici ce que cela ajoute : - Travail : {ce que cela implique} - Délai : +{jours} jours - Coût : {montant} Répondez « c’est bon » et je l’ajoute à la version suivante des exigences. Si vous préférez garder le périmètre actuel, nous le laissons de côté et rien d’autre ne change. {votre nom}
Faire confirmer la nouvelle version
Exigences v2 : merci de confirmer
Bonjour {nom}, La version 2 des exigences est prête. Ce qui a changé depuis la v1 : - {élément} : {avant} → {après} - {élément} : {avant} → {après} Tout le reste reste tel que convenu en v1. Merci de confirmer la v2, ou de m’indiquer la ligne à modifier, pour que nous planifiions la suite des travaux sur cette base. {votre nom}
Ce que contient chaque colonne
N° numérote le changement. Date et Source indiquent quand et où il est apparu : réunion, appel, chat ou e-mail. Exigence désigne l’élément concerné. Avant et Après reprennent la formulation de chaque côté. Mots du client cite la phrase exacte, entre guillemets. Impact indique le temps ou le coût en plus, s’il y en a. Statut vaut proposé, accepté, hors périmètre (devis envoyé) ou refusé. Confirmé donne la date de la confirmation écrite du client.
L’utiliser après chaque réunion
Dans la journée qui suit la réunion, ajoutez chaque changement avec les mots du client. Signalez ce qui sort du périmètre convenu et chiffrez-le. Faites confirmer la liste avec le premier ou le deuxième e-mail, intégrez les changements acceptés à la version suivante des exigences, puis envoyez cette version avec le troisième e-mail. Gardez les lignes refusées : elles répondent aux questions plus tard.
Faire la même chose dans Plaro
Plaro fait ces étapes avec vous. Il compare une transcription, un enregistrement ou un chat avec les exigences actuelles et liste ce qui a changé et ce qui manque, avec les mots exacts. Vous choisissez ce qui entre dans la version suivante, le client la confirme depuis un lien sans créer de compte, et Claude Code ou Codex côté développeur lit la version confirmée.