고객 변경 요청 기록 양식과 범위 변경 메일 3종
고객 프로젝트에서 무엇이, 언제, 누구의 말로, 얼마의 비용으로 바뀌었는지 남기는 무료 기록 양식과, 오늘 바뀐 내용 확인 · 범위 밖 변경 견적 · 새 버전 확인 요청 메일 세 가지입니다.
작성: Plaro · 문서 기준일
변경을 그때그때 기록하는 이유
범위 분쟁은 대부분 아무도 적어 두지 않은 변경에서 시작합니다. 통화에서 합의하고 채팅에서 언급했는데, 한 달 뒤에는 서로 다르게 기억합니다. 변경마다 날짜, 출처, 고객이 한 말, 일정과 비용에 미치는 영향을 함께 남겨 두면 기억 대신 기록을 가리킬 수 있습니다. 아래 양식은 무료로 복사하거나 내려받을 수 있습니다.
변경 기록 양식
예시 줄은 쇼핑몰 리뉴얼 샘플입니다. 프로젝트의 변경으로 바꿔 쓰세요.
- 번호
- C-1
- 날짜
- 10월 26일
- 출처
- 회의
- 요구사항
- R-4 결제
- 변경 전
- 신용카드 결제(결제사 1곳)
- 변경 후
- 카드와 PayPal 결제(결제사 2곳)
- 고객이 한 말
- “카드 말고 PayPal도 받을 수 있을까요?”
- 영향
- 결제사 추가, 견적 보냄
- 상태
- 범위 밖(견적 보냄)
- 확인
- 10월 28일
- 번호
- C-2
- 날짜
- 10월 26일
- 출처
- 회의
- 요구사항
- R-6 관리자 화면
- 변경 전
- 상품 등록 · 수정, 주문 조회
- 변경 후
- 상품 등록 · 수정, 주문 조회 · 취소
- 고객이 한 말
- “관리자가 주문을 취소할 수 있어야 해요.”
- 영향
- 작음, 범위 안
- 상태
- 합의
- 확인
- 10월 28일
- 번호
- C-3
- 날짜
- 10월 26일
- 출처
- 회의
- 요구사항
- 배송 조회
- 변경 전
- 요구사항에 없음
- 변경 후
- 택배사 연동?
- 고객이 한 말
- “내부에서 확인하고 다시 알려 드릴게요.”
- 영향
- 정해지기 전까지 알 수 없음
- 상태
- 미결
- 확인
- —
메일 양식
오늘 바뀐 내용 확인
오늘 통화에서 바뀐 내용 확인 부탁드립니다
{이름}님, 안녕하세요. 오늘 통화 감사합니다. 같은 목록으로 진행하려고 바뀐 내용을 정리했습니다. 1. {변경 내용}. 말씀하신 내용: “{고객이 한 말}” 2. {변경 내용}. 말씀하신 내용: “{고객이 한 말}” 미결: {질문}. {날짜}까지 알려 주시기로 했습니다. 정리한 내용이 맞으면 “확인”이라고만 답해 주셔도 됩니다. 다른 부분이 있으면 알려 주세요. 시작하기 전에 고치겠습니다. {보내는 사람}
합의한 범위 밖의 변경
{변경 내용}: 현재 범위 밖이라 견적을 드립니다
{이름}님, 안녕하세요. 요청하신 {변경 내용}(“{고객이 한 말}”)은 {날짜}에 합의한 범위에 들어 있지 않아, 추가되는 내용을 정리했습니다. - 작업: {작업 내용} - 기간: {일수}일 추가 - 비용: {금액} “진행해 주세요”라고 답해 주시면 다음 요구사항 버전에 넣겠습니다. 지금 범위를 유지하시려면 이 변경은 빼고 나머지는 그대로 진행합니다. {보내는 사람}
새 버전 확인 요청
요구사항 v2 확인 부탁드립니다
{이름}님, 안녕하세요. 요구사항 v2를 정리했습니다. v1에서 바뀐 내용은 다음과 같습니다. - {항목}: {변경 전} → {변경 후} - {항목}: {변경 전} → {변경 후} 나머지는 v1에서 합의한 그대로입니다. v2를 확인해 주시거나 고칠 줄을 알려 주시면, 그 기준으로 다음 작업 일정을 잡겠습니다. {보내는 사람}
칸마다 적는 내용
번호는 변경의 순번입니다. 날짜와 출처에는 언제, 어디서 나온 변경인지(회의 · 통화 · 채팅 · 메일) 적습니다. 요구사항에는 영향을 받는 항목을, 변경 전과 변경 후에는 각각의 문구를 적습니다. 고객이 한 말에는 고객의 문장을 따옴표로 그대로 남깁니다. 영향에는 늘어나는 기간이나 비용을, 상태에는 제안 · 합의 · 범위 밖(견적 보냄) · 거절 중 하나를, 확인에는 고객이 서면으로 확인한 날짜를 적습니다.
회의 뒤에 쓰는 방법
회의 후 하루 안에 바뀐 내용을 고객이 한 말과 함께 적습니다. 합의한 범위 밖의 변경은 표시하고 견적을 냅니다. 첫째나 둘째 메일로 목록 확인을 받고, 합의한 변경을 다음 요구사항 버전에 반영한 뒤 셋째 메일로 그 버전의 확인을 받습니다. 거절한 줄도 지우지 말고 남겨 두면 나중에 생기는 질문에 답이 됩니다.
Plaro에서 같은 일을 하는 방법
Plaro는 이 과정을 함께 합니다. 회의 전사문, 녹음, 채팅을 현재 요구사항과 비교해 바뀐 것과 놓친 것을 고객의 말 그대로 보여 주고, 다음 버전에 넣을 것은 담당자가 고릅니다. 고객은 가입 없이 링크에서 그 버전을 확인하고, 개발자의 Claude Code나 Codex는 확인된 버전을 읽습니다.